Pandemia, a następnie powszechne wdrożenie pracy hybrydowej, fundamentalnie zmieniły sposób, w jaki myślimy o przestrzeni biurowej. Biura, które jeszcze kilka lat temu pękały w szwach, dziś często świecą pustkami. Pracodawcy stają przed trudnym dylematem: jak pogodzić rosnące koszty utrzymania nieruchomości z faktem, że znaczna część personelu pracuje zdalnie przez część tygodnia? Odpowiedź, którą podsuwa nowoczesne zarządzanie, brzmi: elastyczność. Właśnie to stoi za rosnącą popularnością koncepcji Hot-Desking oraz szerszego podejścia, jakim jest Flex Office.
Hot-Desking to rezygnacja z przypisanych na stałe stanowisk na rzecz rotacyjnego korzystania z dostępnych miejsc. Flex Office to ewolucja tej idei, która traktuje biuro jako dynamiczne środowisko pracy – mozaikę różnorodnych stref (do pracy cichej, współpracy, relaksu). Kluczowym celem obu strategii jest optymalizacja wykorzystania przestrzeni, jednak ich wdrożenie to złożony proces, który wymaga dogłębnej analizy finansowej, psychologicznej i, co najważniejsze, ergonomicznej. Tylko kompleksowe podejście pozwala przekształcić oszczędność kosztów w realny zysk dla biznesu i satysfakcję dla pracownika.
Jak oszczędzić miliony na metrach kwadratowych powierzchni biurowej?
Decyzja o przejściu na model elastyczny jest prawie zawsze motywowana twardą ekonomią. Koszty utrzymania powierzchni biurowej – czynsz, media, serwis – stanowią jedną z największych pozycji wydatków operacyjnych dużych i średnich przedsiębiorstw. W tradycyjnym modelu, gdzie każde biurko jest przypisane do konkretnego pracownika, rzadko bywa ono efektywnie wykorzystane. Urlopy, wyjazdy służbowe i, przede wszystkim, praca zdalna, sprawiają, że wskaźnik obłożenia (tzw. utilization rate) może spadać nawet poniżej 50%. Innymi słowy, firma płaci za to, że połowa jej biurek jest pusta.
Hot-Desking, poprzez matematyczne podejście do optymalizacji łańcucha dostaw biurowych, zmienia ten rachunek. Zamiast zasady 1:1 (jedno biurko na pracownika), wdraża się współczynniki np. 0,7:1 (siedem biurek na dziesięciu pracowników), bazując na faktycznym, średnim obłożeniu.
Jak podkreśla Jan Wysoki, dyrektor działu powierzchni biurowych w dużej agencji:
„Nasze analizy jasno pokazują, że przeciętne biurko w modelu tradycyjnym jest używane efektywnie przez zaledwie 45% czasu pracy. Przy wdrożeniu Flex Office, współczynnik obłożenia (occupancy rate) wzrasta do 75-80%. Ta różnica oznacza redukcję zapotrzebowania na powierzchnię biurową o 20-30%, co przekłada się na oszczędności idące w setki tysięcy złotych rocznie. To jest twarda ekonomia, a nie tylko chwilowy trend.”
To nie jest tylko redukcja czynszu. Mniej powierzchni to także mniejsze zużycie energii elektrycznej i wody, mniejsza potrzeba serwisu sprzątającego i niższe koszty wyposażenia. To całościowa optymalizacja kosztowa, która pozwala firmie przekierować uwolnione środki na innowacje, szkolenia lub – co kluczowe w modelu Flex – na wyższej jakości sprzęt dla pracowników.
„Biurko nikogo” vs. „moja przestrzeń” – jak zarządzać odpornością pracowników na zmiany?
Choć twarde dane finansowe przemawiają na korzyść elastycznych biur, największe trudności w transformacji nie leżą w architekturze czy budżecie, lecz w psychologii. Pracownik, któremu odbiera się stałe, „własne” miejsce, często odczuwa to jako utratę kontroli, przynależności i komfortu. Prowadzi to do zjawiska określanego w branży jako „biurko nikogo” – poczucia, że żadne miejsce nie jest faktycznie jego.
Wyzwania psychologiczne to: brak personalizacji, wysiłek związany z codzienną relokacją sprzętu oraz poczucie anonimowości. Rolą działu HR i zarządzania jest nie tylko wdrożenie systemów rezerwacji biurek, ale przede wszystkim zmiana kultury pracy. Wymaga to wprowadzenia jasnych zasad (Clean Desk Policy – zasada czystego biurka) oraz inwestycji w różnorodność przestrzeni.
Jak zauważa dr Anna Lewicka, specjalistka ds. kultury pracy:
„Największym błędem w przechodzeniu na hot-desking jest skupienie się tylko na metrach kwadratowych. Poczucie 'bycia u siebie’ jest fundamentalne. Dlatego kluczowe jest stworzenie różnorodnych stref, a nie tylko rzędu identycznych biurek. Strefy cichej pracy, spotkań projektowych i relaksu muszą być przemyślane. Pracownicy muszą czuć, że firma inwestuje w ich komfort i zdrowie, a nie tylko oszczędza na nich.”
W modelu Flex Office biuro przestaje być magazynem biurek, a staje się hubem socjalizacji, współpracy i innowacji. Zapewnienie, by to elastyczne środowisko było jednocześnie wygodne i intuicyjne, jest sednem sukcesu.
Elastyczność nie może oznaczać kompromisu na rzecz zdrowia
Największym testem dla koncepcji Hot-Desking i Flex Office jest utrzymanie wysokiego standardu ergonomicznego, niezależnie od tego, który pracownik zajmie dane stanowisko. W modelu elastycznym stanowisko musi być w pełni adaptowalne w ciągu zaledwie kilkunastu sekund.
Kluczem do sukcesu jest wyposażenie biura w uniwersalne i łatwe w obsłudze narzędzia. Największym wyzwaniem jest zapewnienie ergonomii każdemu, niezależnie od wzrostu i preferencji. Tradycyjne biurko jest problematyczne w systemie rotacyjnym. Rozwiązaniem jest standard wyposażenia, w którym kluczowym elementem jest biurko elektryczne. Tylko ono gwarantuje, że nowy użytkownik w ciągu kilku sekund ustawi idealną wysokość, niezależnie od tego, czy chce pracować na siedząco, czy na stojąco.
Oprócz wysokości blatu, kluczowe jest ustawienie ekranów. Praca hybrydowa oznacza, że do biura przynosimy laptopy, które mają być podłączone do zewnętrznego monitora. Aby utrzymać porządek (Clean Desk Policy) i zapewnić optymalną odległość dla oczu, koniecznością stają się ramiona do monitorów. Te elementy umożliwiają nie tylko natychmiastową regulację pozycji wyświetlacza (co jest kluczowe, gdy zmienia się użytkownik), ale także pomagają uporządkować okablowanie i uwolnić cenną przestrzeń na blacie, co jest niezbędne w przestrzeniach rotacyjnych.
Piotr Zieliński, certyfikowany fizjoterapeuta i ergonomista, szczegółowo wyjaśnia tę zależność:
„W elastycznym biurze kluczowa jest jakość i trwałość sprzętu. Stanowisko, z którego korzysta pięć osób tygodniowo, zużywa się szybciej. Zawsze rekomenduję rozwiązania, które łączą wytrzymałość z łatwą regulacją. Przykładowo, produkty marki Mark Adler są znane z solidności. Pracodawca, który decyduje się na kompleksowe wyposażenie stanowisk w regulowane biurka elektryczne oraz wydajne, sprężynowe ramiona do monitorów tej klasy, wysyła pracownikom jasny sygnał: 'Cenimy Wasze zdrowie, bez względu na to, przy którym biurku dziś usiądziecie’.”
Biuro jako centrum spotkań i innowacji – przepowiednie architektów i CEO
W miarę jak Flex Office staje się dominującym modelem, zmienia się fundamentalna funkcja biura. Biuro przekształca się w strategicznie zaprojektowane centrum współpracy, socjalizacji i innowacji. To tam generuje się pomysły, buduje kulturę organizacyjną i wymienia wiedzę.
W przyszłości biura będą charakteryzować się trzema kluczowymi trendami: Activity-Based Working (ABW), gdzie przestrzeń jest projektowana pod konkretne zadania; Technologią i Integracją (inteligentne systemy rezerwacji); oraz Wellness i Zrównoważonym Rozwojem (nacisk na elementy biofilne i ekologię). Firma, która dba o komfort i zdrowie pracownika (zapewniając na przykład swobodę regulacji stanowiska dzięki biurkom elektrycznym), poprawia swój wizerunek w oczach talentów i inwestorów.
Przemyślany Flex Office staje się jednym z najważniejszych benefitów, budującym zaangażowanie i lojalność wobec marki pracodawcy.
Gdzie zysk finansowy spotyka się z zyskiem ludzkim
Przejście na modele Hot-Desking i Flex Office to strategiczna zmiana paradygmatu, która zmusza firmy do bardziej świadomego zarządzania zarówno przestrzenią, jak i kapitałem ludzkim. Oszczędność finansowa, wynikająca ze zmniejszenia nieefektywnie wykorzystywanej powierzchni, jest niezaprzeczalna – pozwala ona zredukować koszty operacyjne o 20% i więcej.
Jednak kluczowy jest sposób wydatkowania tych oszczędności. Sukces osiągają te organizacje, które uwolnione środki przeznaczają na poprawę jakości pozostałej przestrzeni i indywidualne wyposażenie. Inwestowanie w adaptacyjne meble, takie jak biurka elektryczne oraz ramiona do monitorów, gwarantuje, że elastyczność pracy nie będzie odbywała się kosztem zdrowia i komfortu pracownika.
Flex Office to nie trend, lecz nowa norma. To biuro, które jest gotowe na przyszłość, oferując pracownikom to, czego nie zaoferuje im praca zdalna: przestrzeń do inspiracji, współpracy i budowania relacji w środowisku, które jest jednocześnie dynamiczne i ergonomiczne.
Artykuł sponsorowany
